Migrando sua empresa para um modelo de trabalho híbrido

Depois de um ano cheio de mudanças no que diz respeito às condições de trabalho, vale a pena pensar em como as empresas tradicionais podem mudar após a pandemia. CEOs e equipes em todo o mundo experimentaram alguns dos benefícios que o trabalho remoto pode oferecer em primeira mão. No entanto, parece ingênuo imaginar que empresas forçadas a se remotamente escolherão permanecer assim completamente.

Existe uma tendência tradicional para os empregadores se limitarem a um ambiente de escritório. É mais fácil monitorar o que está acontecendo, as reuniões podem ser feitas cara a cara e os velhos hábitos são difíceis de morrer. Muitos funcionários, por outro lado, valorizam mais liberdade na forma como trabalham. A tecnologia moderna avançou o suficiente para que os funcionários no modelo “sentar numa mesa e trabalhar usando um computador apenas” sintam que podem fazer seu trabalho de qualquer lugar. Como você pode ver, as expectativas de ambos os lados são difíceis de conciliar completamente.

Provavelmente, é muito mais provável que vejamos uma mistura entre o antigo e o novo como uma resposta para isso. Em vez de extremos, uma transição mais suave pode ser feita para se adequar à situação única de cada empresa. É aqui que o modelo híbrido entra em vigor, tornando-se um tópico que vale a pena explorar para qualquer pessoa que possa estar interessada em manter alguns aspectos do trabalho remoto.

O que é um modelo de trabalho híbrido?

Um modelo híbrido é simplesmente uma mistura de trabalho remoto e trabalho de escritório co-localizado. Ele combina certos aspectos do trabalho remoto com alguns dos aspectos tradicionais que esperamos de um escritório. Mas não existe apenas um tipo de modelo de trabalho híbrido por aí.

Aqui estão algumas das configurações híbridas mais comuns:

Um escritório central com hot desking (estações de trabalho não designadas a pessoas específicas) para os funcionários que estão no escritório;
Um escritório central e funcionários remotos em tempo integral;
Um escritório central exige que as pessoas passem um determinado número de dias no escritório;
Vários escritórios (por exemplo, em cdaddes diferentes) e hot desking;
Vários escritórios e funcionários remotos;
Vários escritórios obrigando as pessoas a passar um determinado número de dias no escritório.

Você também pode encontrar diferenças nas abordagens tomadas em relação aos processos de trabalho. Uma empresa tem a opção de trabalhar com métodos mais remotos do que os baseados em escritório ou vice-versa. Isso é especialmente importante quando se trata de comunicação e colaboração pois quem não estiver no escritório não deve se sentir excluído das informações e trabalhos da empresa.

A quantidade de tempo que as pessoas passam no escritório também é uma decisão. Pode ser que todos tenham a escolha de quando entrarão, ou talvez uma quantidade obrigatória de dias. Também não é incomum ver algumas equipes baseadas em escritórios, juntamente com funcionários totalmente remotos que podem até estar espalhados por todo o mundo.

O que acontece com o escritório?

Um modelo de trabalho híbrido ainda conta com espaço físico de escritório para quem deseja utilizar ou para equipes de escritório mais permanentes, seja ele um escritório próprio ou uma sala em um coworking.

Quem trabalha remotamente pode visitá-lo de vez em quando, ou não, dependendo da localização e das necessidades da empresa. Com este modelo, todos os processos de escritório padrão devem ser disponibilizados para funcionários remotos de alguma forma. Isso pode incluir tecnologia de vídeoconferência para reuniões ou um orçamento para viagens ao escritório, se necessário. Os trabalhadores remotos devem receber oportunidades iguais de colaboração e participação na vida do escritório.

As equipes principalmente remotas podem até passar alguns dias no escritório ocasionalmente. Existem várias versões possíveis do modelo que exploraremos mais a frente. Com as mudanças nas condições de trabalho que vimos no último ano ou assim, um modelo híbrido parece uma possibilidade justa para muitas empresas pós-pandemia. Um grande número de pessoas que experimentou os benefícios de trabalhar remotamente agora deseja manter um certo nível de liberdade.

Quais são os diferentes tipos de modelos de trabalho híbridos?

Um modelo remoto híbrido pode parecer autoexplicativo, mas existem inúmeras maneiras de fazê-lo. Na lista e nos exemplos fornecidos acima, há uma combinação que pode atender essencialmente a todas as necessidades que você possa ter.

O tipo de modelo de trabalho híbrido que você usa depende da natureza do seu trabalho e de como suas equipes o abordam. A situação atual em que sua empresa se encontra também pode afetar o tipo de modelo híbrido em uso. Se você já implementou algumas práticas remotas, é muito mais provável que você avance para uma configuração mais distribuída.

Remoto primeiro (o Remote First) versus escritório primeiro

Uma diferença fundamental nos modelos de trabalho híbridos é como uma empresa lida com a maneira como as pessoas trabalham. Geralmente, há uma correlação entre quanta liberdade as pessoas têm para trabalhar remotamente e a abordagem adotada. As empresas híbridas podem adotar uma abordagem que prioriza o escritório com base mais nos processos que você teria em um escritório padrão.

Algumas equipes podem estar permanentemente no escritório, com funcionários remotos chegando ocasionalmente para reuniões ou tarefas. Cada funcionário talvez pudesse ter alguma flexibilidade na hora de entrar e sair. Em tudo isso está a ênfase nas atividades tradicionais de escritório. Os pontos fortes do escritório e de estar perto dos colegas são explorados.

Um modelo híbrido remoto é o caminho oposto disponível a seguir. Esse método favorece as técnicas de colaboração e comunicação que você veria com funcionários e equipes remotos. Nesse caso, a comunicação assíncrona é comum. As reuniões físicas não são necessárias e talvez só ocorram se todos estiverem no escritório.

Em vez de replicar o que acontece em um escritório, as equipes cooperam com os benefícios e vantagens do trabalho remoto em mente. Isso inclui longos períodos de concentração sem distrações conhecidas como trabalho profundo (deep work) e principalmente a comunicação de maneiras que não requerem uma resposta imediata.

Modelos de trabalho híbridos que evoluem com sua empresa

Para alguns funcionários e equipes, simplesmente não há outra escolha a não ser trabalhar fisicamente em um escritório. O acesso físico às ferramentas é necessário ou talvez os clientes e consumidores que tenham que ser tratados pessoalmente. Aqui, um modelo de trabalho híbrido simplesmente não é possível.

Mas para as empresas que lidam mais com o trabalho baseado no conhecimento, um modelo de trabalho híbrido tende a se infiltrar com o tempo, em vez de ser escolhido de cara. Para muitos escritórios co-localizados, as mudanças híbridas só foram realmente implementadas como uma resposta à pandemia global. As políticas e práticas ainda estão tentando replicar o escritório, e a comunicação e os hábitos são muito direcionados ao escritório.

Com o passar do tempo, as práticas remotas tornam-se mais comuns e tanto os funcionários quanto os empregadores reconhecem os benefícios do trabalho remoto.

Você talvez já tenha visto isso no estudo da Gartner com 74% dos CFOs anunciando seus planos para manter alguns funcionários permanentemente remotos, mesmo após a pandemia.

Sua empresa pode até começar a contratar talentos globais e funcionários que nunca podem visitar o escritório ou encontrar fisicamente seus colegas de equipe. Com o passar do tempo, é muito mais provável que o foco no trabalho remoto aumente em vez de voltar atrás. No final da escala, você pode até ver uma transição para uma empresa totalmente remota.

Todos esses modelos acima acabam sendo uma evolução do anterior. Portanto, quando se trata dos diferentes tipos de modelos híbridos remotos, o tempo também é um fator chave.

Quais são os benefícios de cada modelo híbrido?

Ao descobrir como sua empresa pode trabalhar de maneira híbrida-remota, existem várias opções diferentes para escolher. Cada combinação provavelmente favorecerá funcionários remotos ou funcionários de escritório. Pode ser difícil encontrar um bom equilíbrio, e você geralmente verá melhores resultados escolhendo uma abordagem e aplicando-a completamente.

A maneira como você organiza sua configuração gira em torno da quantidade de tempo que você permite que as pessoas trabalhem remotamente, ou mesmo quem tem permissão para trabalhar remotamente:

Liberdade total na escolha de trabalhar no escritório ou remotamente

Se você decidir dar a seus funcionários uma escolha, você precisa descobrir algumas regras básicas sobre o que é ou não permitido. Você deixará seus funcionários viajarem durante o trabalho? Você vai começar a contratar internacionalmente? Como você gerencia efetivamente o espaço do seu escritório de acordo com as escolhas de todos? Como você pode ver, existem várias maneiras de fazer isso, o que afetará os prós e os contras da situação.

Prós: você pode economizar significativamente em espaço de escritório com este modelo. É mais provável que os funcionários optem por passar mais tempo trabalhando remotamente do que com outras configurações, devido à sua conveniência. Isso também pode trazer benefícios para o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e até mesmo para a produtividade.

Você também pode implementar práticas remotas iniciais se descobrir que a maioria de suas equipes fica fora do escritório. Todos podem começar a aproveitar os benefícios do trabalho profundo e da comunicação assíncrona. Se desejar, você pode começar a adicionar membros de equipe totalmente remotos de todo o mundo.

Contras: a socialização natural que você experimenta em um escritório inevitavelmente ocorrerá menos. Você também pode descobrir que algumas de suas atividades no escritório precisam ser reduzidas. É muito menos provável que as reuniões de equipe ocorram pessoalmente, mas a importância disso depende de quanto você as valoriza.

Embora você precise de menos espaço no escritório, gerenciar suas necessidades específicas será mais difícil. Pode ser que, por pessoa, seus custos operacionais sejam um pouco menos eficientes.

Alguns dias no escritório e alguns dias remotos

Trabalhar em uma programação de três dias no escritório e dois remotos, ou vice-versa, também é uma escolha popular. Este modelo tenta combinar o melhor dos dois mundos, mas ainda pode dar muita ênfase às práticas que priorizam o escritório.

Prós: nem toda empresa está preparada para permitir muita liberdade remota. Os funcionários podem não ter experiência e também os gerentes para gerenciar tal mudança. No entanto, alguns dias fora do escritório terão muito menos impacto sobre o status quo.

Até certo ponto, reuniões, socialização e comunicação espontânea ainda ocorrerão. Se o seu setor ou trabalho específico depende disso, é um benefício definitivo.

Contras: alguns funcionários podem sentir que podem fazer mais de seu trabalho remotamente e não precisam comparecer nos dias de expediente prescritos. Os dias em que as pessoas trabalham remotamente também podem ter que espelhar as práticas de escritório, tornando seu trabalho mais ineficiente.

Sua contratação também se limita às pessoas que podem entrar no escritório, o que impossibilita contratar pessoas de outras cidades, estados ou países. Isso limita significativamente o pool de talentos com o qual sua empresa pode trabalhar.

Alguns trabalhadores de escritório permanentes e alguns trabalhadores remotos permanentes

Este modelo é mais uma tentativa de tentar reunir os benefícios dos trabalhadores remotos e co-localizados. No entanto, ele tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens, que diferem do modelo anterior. Nesse caso, seus funcionários remotos permanentes podem até ser novos contratados para a empresa. Tornar-se híbrido pode ser um plano de expansão, em vez de alterar quaisquer condições para os trabalhadores existentes.

Prós: Os benefícios do trabalho de escritório podem ser mantidos para algumas equipes e funcionários. Ao mesmo tempo, você pode contratar pessoas totalmente remotas, talvez até globalmente. Se desejar, você pode até mesmo distribuir o trabalho pelos fusos horários em uma base de retransmissão.

Contras: Os métodos e práticas de trabalho podem diferir entre as equipes, o que pode levar a confrontos. Se os funcionários de escritório e os remotos tiverem que usar a mesma abordagem, um lado ficará em desvantagem significativa com seu trabalho.

Qual é o melhor para minha empresa?

Para responder a essa pergunta, há uma combinação de fatores que você precisa levar em consideração. Isso inclui o tipo de trabalho que está sendo concluído, as habilidades e pensamentos do seu funcionário e até mesmo a logística.

Realisticamente, você escolherá entre um modelo primeiro remoto ou um primeiro escritório. Como mencionamos antes, a força de um modelo híbrido está em sua flexibilidade. Seu modelo pode mudar, e provavelmente mudará, conforme você descobrir mais sobre o que funciona e o que não é tão adequado.

O que meus funcionários querem?

No final das contas, serão seus funcionários que terão que lidar com as políticas estabelecidas. Embora você possa achar que uma configuração é uma boa ideia, seus colegas geralmente sabem melhor o que realmente funcionaria para eles.

As equipes técnicas podem precisar de acesso a equipamentos especializados que simplesmente não podem usar em casa. Algumas equipes podem descobrir que realmente podem fazer a maior parte do trabalho em casa. Esta pergunta é realmente uma das mais importantes a se fazer, então certifique-se de que você acertou!

Quanto da minha equipe já tem experiência remota?

Se todo mundo é novo no trabalho remoto ou tem pouca experiência, isso pode afetar o caminho que você deseja seguir. Tirar a maioria das pessoas do escritório ou dar-lhes uma grande liberdade para trabalhar em casa pode não ser o melhor a princípio, e a home office forçado pela pandemia pode mostrar isso. O nível de treinamento remoto ou experiência de sua equipe mudará com o tempo, o que significa que você ainda pode alterar seu modelo híbrido mais adiante.

Minha equipe precisa de acesso físico às ferramentas necessárias para trabalhar?

Alguns setores dependem de ferramentas que não podem ser transferidas para um ambiente de escritório doméstico. Nesse caso, um modelo híbrido com ênfase no escritório é provavelmente necessário. O caro equipamento de computador necessário para modelagem intensiva ou impressão de alta qualidade é um bom exemplo de maquinário que não pode ser levado para casa. Se forem usados diariamente pelos funcionários, isso deve ser levado em consideração.

Contamos com um ambiente de escritório aberto para trocar ideias?

Se você trabalha em um ambiente de agência ou que valoriza o raciocínio rápido, é melhor enfatizar o escritório em uma configuração híbrida. Existem, é claro, ferramentas que podem ajudar a facilitar esses tipos de reuniões em um ambiente remoto. No entanto, você descobrirá frequentemente que nem toda situação exata não pode ser reproduzida tão bem de casa.

Eu quero contratar globalmente?

Um dos principais benefícios de ter funcionários remotos é que você não precisa necessariamente contratar localmente. Você pode aproveitar ao máximo a contratação de funcionários em todo o mundo e acessar um pool nacional/global de talentos. Se for esse o caso, seu modelo híbrido terá que fazer considerações para esses trabalhadores. Se você acabar tendo um grande número de funcionários sem nenhuma possibilidade real de ir ao escritório, o controle remoto será muito mais adequado para sua organização.

Implementando um modelo de trabalho híbrido

Depois de decidir o que é melhor para você e sua equipe, você precisará se preparar para uma implementação bem-sucedida. O processo inteiro provavelmente levará algum tempo e iterações conforme você aprende, tenta e vê o que é bem-sucedido.

No entanto, existem alguns pontos básicos a considerar que podem ajudá-lo a seguir seu caminho:

Crie uma política sólida de trabalho remoto

Você provavelmente já possui algumas regras básicas para o trabalho remoto. Também é provável que isso não seja o suficiente e você terá que desenvolvê-los. Nossa recomendação principal seria buscar ajuda externa para criar isso. Pode ajudá-lo a evitar armadilhas e armadilhas comuns e a começar a trabalhar imediatamente com um bom trabalho remoto.

Se você não tem orçamento ou tempo, existem muitos recursos incríveis na rede. Pesquise entrevistas, workshops e artigos de empresas como Buffer, Doist e GitHub. Todos os três contêm informações e dicas sobre a melhor maneira de implementar boas práticas remotas.

Depois de criar sua nova política de trabalho remoto, distribua-a para suas equipes e torne-a de leitura obrigatória. Isso garante que todos estejam familiarizados com seus novos processos e também lhes dá responsabilidade.

Investir em tecnologia e infraestrutura

Este é um dos pontos mais importantes a ter em conta. Suas equipes terão que confiar muito mais em hardware e software para completar seu dia de trabalho. Laptops devem ser fornecidos, bem como acesso de toda a empresa a ferramentas de comunicação e colaboração. Se você ainda não tem, pode ser necessário investir uma quantia significativa para configurar seu modelo híbrido remoto.

Considere suas necessidades de espaço de escritório

Dependendo de quantas pessoas usarão seu escritório, você pode não precisar de um espaço tão grande. Se seus funcionários passam um determinado período de dias trabalhando remotamente, você pode reduzir o tamanho e implementar uma “política de hot-desk”. Isso envolve o mesmo espaço sendo usado por vários funcionários, dependendo de quem está no escritório.

Reorganize seus espaços de reunião para uso mais individual

É comumente sabido que uma reunião que contenha funcionários remotos e outros membros da equipe trabalhando no mesmo espaço físico não é a ideal. É muito melhor para todos estarem individualmente conectados a uma chamada. Os membros de sua equipe que trabalham no mesmo escritório, quer tenham essa intenção ou não, acabarão dominando a conversa e a colaboração e transformando os remotos em espectadores com pouco poder de interferência e decisão.

Incentive e incentive a comunicação

Depois de ter algumas pessoas em casa e outras no escritório, a comunicação pode começar a se deteriorar. Funcionários remotos podem ficar mais isolados e perdendo conversas e reuniões importantes. Ambos os ambientes precisam de um fluxo livre de comunicação para garantir que todos estejam no mesmo nível. Para fazer isso, encontre ferramentas de comunicação que realmente serão usadas por seus funcionários, perguntando o que eles gostariam de implementar.

Certifique-se de que as conversas estejam acontecendo, criando incentivos para que as pessoas falem. O desenvolvimento no trabalho pode estar diretamente ligado a ser visual e permitir que outras pessoas saibam o que você está fazendo.

Comunicação é o oxigênio de uma empresa distribuída.

Apoie sua cultura ativamente

Algumas das atividades e construção de cultura que acontecem naturalmente em um escritório agora precisarão ter também um elemento online. Embora você ainda possa realizar seus eventos sociais no escritório, também precisará incorporar aspectos remotos. A formação de equipes remotas com um orçamento para os funcionários fazerem pedidos de comida e bebida sempre cai bem, embora seja uma realidade pouco comum em nosso país.

Se você tiver vantagens, torne-as mais flexíveis para quem está trabalhando em casa. Assinaturas de serviços digitais, cursos de treinamento online e cartões-presente são ideias simples e fáceis de implementar. Embora consumam parte do orçamento, eles retribuem de uma forma que você não pode colocar um preço quando se trata da cultura da empresa.

Tenha uma pessoa dedicada responsável pelas práticas remotas

Nomear alguém para examinar as políticas, métodos e práticas remotas ajudará a centralizar a tomada de decisões e aliviará a pressão do nível executivo. Você pode até procurar um chefe remoto em tempo parcial ou um consultor que possa trabalhar ad hoc. Se suas equipes ou funcionários tiverem problemas específicos com o trabalho remoto, então há alguém a quem eles podem recorrer diretamente, em vez de apenas o RH geral.

Mas é claro que em todos esses itens, os gestores devem dar exemplo. Liderança se dá mais pelo exemplo do que pela imposição

Pensamentos finais

Uma configuração remota híbrida é atraente e parece mais viável agora, após o primeiro ano de pandemia. Com muitas equipes trabalhando totalmente remotamente, um retorno gradual a alguns aspectos do escritório parece quase inevitável. O grande salto que as empresas precisam dar já foi dado por elas.

Os principais problemas a serem enfrentados não são tanto a logística, mas sim as mudanças culturais, colaborativas e de comunicação que precisam ser feitas. A riqueza de opções disponíveis garante, no entanto, que haja uma solução para todos.

As políticas de trabalho remoto híbrido se beneficiam do fato de serem flexíveis por natureza. Tornar-se totalmente remoto é uma grande mudança para qualquer empresa. Tornar-se híbrido, no entanto, pode ser tão grande ou tão pequeno quanto você precisar.

Pra fechar, alguns links de referência para vocês.

Esse artigo é uma tradução livre e com adaptações do artigo originalmente publicado no site Remote How.