5 estratégias para conseguir produzir mais em menos tempo

Você tem mais a fazer do que poderia fazer com seu estilo de trabalho atual. Você priorizou. Você planejou. Você delegou. Você tentou se concentrar. A próxima fronteira está em aumentar sua eficiência para que você possa gastar menos tempo e ainda fazer um bom trabalho, e sim, isso é desafiador.

Exatamente quais estratégias funcionarão melhor para você variam de pessoa para pessoa e situação a situação, mas existem algumas estratégias que você pode utilizar para ter melhor eficiência!

1 – Defina expectativas reais

Quando você assumir qualquer tarefa, converse com os principais interessados nela (seja seu superior ou seu cliente) e entenda bem o que ele espera de você. Talvez o tempo que você tenha planejado para uma tarefa não seja o suficiente pois algumas tarefas podem não ter sido consideradas e por falta de uma conversa inicial aparecerem como uma “surpresa” no momento da entrega do projeto.

Na época que gerenciei equipes de desenvolvimento web, ao gerenciar mais de 50 projetos em pouco mais de 1 ano notei que era essencial conversar bem com os clientes para entender exatamente o que eles esperavam como entrega, e assim conseguia planejar e passar para toda equipe o que era considerado um entregável dentro do esperado, assim eram raras as vezes que éramos surpreendidos com algo não esperado e na maioria das vezes ficava claro tanto para o cliente quanto para mim e minha equipe que aquele “ah, mas tá faltando X” era na verdade uma modificação no escopo inicial, não o projeto combinado, mas que poderiamos sim o fazer mediante um novo acordo para tal (mudanças que geram mais tempo de projeto devem ser cobradas, nem relógio trabalha de graça), e assim iamos sempre gerenciando bem as expectativas e ainda conseguindo vender mais projetos ou não trabalhar de graça para nossos clientes.

2 – Reutilização de material já produzido

Sua capacidade de reduzir o tempo através da reutilização e reciclagem do trabalho irá variar dependendo de suas responsabilidades específicas. Mas onde você pode, copie, cole e edite. Isso pode acontecer com e-mails, apresentações, treinamentos, propostas e praticamente qualquer outro tipo de atividade em que você está comunicando algo muito parecido.

Se você notar que escreve muitas vezes um tipo de conteúdo, crie respostas pré-definidas em aplicativos como o Text Expander ou Alfred.

• Você redige muitas propostas? Reaproveite parte do texto.
• Você faz muitas palestras? Reaproveite imagens, citações e links (mas saiba variar pra não ficar tão repetitivo assim).
• Se você é desenvolvedor, existem ótimas extensões para o Visual Studio Code que lhe ajudarão, como estas extensões recomendadas para desenvolvimento JavaScript que lhe pouparão de repetições.

Quando você está pressionado pelo tempo, lute contra o desejo de atualizar ou revisar totalmente os materiais e use algo que você já tenha para economizar horas e entregar o melhor conteúdo. Os principais oradores tendem a repetir o mesmo discurso, porque a prática leva à perfeição.

3 – Desenvolver modelos e checklists (listas)

Para acelerar o processo, crie um modelo ou uma checklist ou encontre os que você pode usar. Por exemplo, para gerenciar meus relatórios semanais de produtividade criei uma planilha no Google Sheets e um macro para selecionar uma linha e automaticamente gerar o texto que publico no blog interno da minha equipe, assim gasto menos tempo fazendo uma tarefa repetitiva e posso ter mais tempo para relatar o que de diferente aconteceu na semana e vale ser destacado (compartilhando mais do que puder ser compartilhado).

Outro exemplo excelente era o Checklist SEO, curso criado pelos colegas Rafael Rez e Rodrigo Nascimento para preparado para Agências Digitais e Equipes de SEO, com uma Metodologia exclusiva que se baseava num poderoso checklist pra te te ajudar a alcançar melhores resultados.Infelizmente este já não está mais disponível, mas você pode encontrar diversas checklists de SEO no Google hoje em dia.

Você pode querer modelos para atividades como relatórios semanais/mensais, apresentações ou agendas de reuniões. Além disso, você pode encontrar listas de verificação valiosas para planejamento semanal, reuniões individuais ou outras atividades repetidas. Os modelos e as listas de verificação permitem que você faça um bom trabalho em menos tempo, pois não precisa perder tempo lembrando-se do que fazer ou decidindo o próximo passo.

4 – Alguns relatórios pode ser uma conversa

Muitas vezes conversar com o outro lado e fazer anotações do que precisa ser lembrado é mais rápido do que reuniões, que costumam gastar muito tempo que poderiam ser uma rápida conversa em pé ou por vídeo, e alguns tópicos anotados. Isso funciona bem pra falar de conceitos mais abstratos de design, de ideias que serão refinadas, que muitas vezes serão mais fáceis de serem compartilhadas por voz, e que vão requerer maior riqueza se passadas para o papel.

5 – Estime e tenha melhor noção do tempo gasto para cada atividade

Uma última estratégia para continuar fazendo um bom trabalho em menos tempo é decidir com antecedência quanto tempo você gastará em uma determinada tarefa ou parte de uma tarefa e, depois, focar em cumprir o programado.

Definir uma janela de tempo nem sempre vai resolver, você verá que algumas tarefas levarão mais tempo para serem executadas, mas você pode anotar os dois (tempo estimado e tempo gasto) manualmente ou com algum aplicativo para nas próximas vezes que fizer a mesma tarefa ter uma melhor noção do tempo, e isso vai te ajudar com o foco. Decidir antecipadamente também vai lhe ajudar a utilizar bem a lei de Parkinson, que diz que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua realização, e você pode usar isso a seu favor.

Confesso que quando comecei a monitorar mais o tempo que levo para minhas tarefas mais comuns passei a aceitar melhor o fato de que somos todos humanos e falhamos, e nem sempre vou conseguir alcançar o que planejei inicialmente, mas que consigo melhorar isso se tiver como olhar pra trás e ver o tempo que eu realmente levei para algo.

Somos humanos, falhamos, e nossa capacidade de aprender com tais falhas e nos aperfeiçoarmos é o que trouxe a humanidade para tempos tão modernos, tentativa e erro, aprendizado, e nova tentativa mitigando erros anteriores.

Espero que aplicando essas técnicas você consiga fazer algumas melhorias na sua produtividade, mas respeite seus limites como ser humano sempre!