Como criar uma cultura de comunicação assíncrona

Mudar de comunicação síncrona para assíncrona não acontecerá da noite para o dia. É preciso uma mudança profunda em ferramentas, processos, hábitos e cultura. Aqui estão algumas etapas concretas que você pode executar, individualmente e como líder de equipe, para começar.

Coisas que você pode fazer individualmente:

1 – Se comunicar mais

Ao enviar uma mensagem, inclua o máximo de informações possível. Se necessário, pense em adicionar capturas de tela ou até mesmo gravação da tela e sua interação com ela. Seja claro sobre o que você precisa da outra pessoa e qual é o prazo. Alguns minutos extras, adicionando detalhes e editando para maior clareza podem economizar dias de idas e vindas em um ambiente assíncrono.

Vamos a um exemplo prático!

Comunicação pobre:

Pode me mandar aquele relatório com métricas do nosso site quando você puder?

Comunicação mais rica:

Você pode me fornecer um breve relatório sobre as métricas de nosso blog, com dados extraídos do Google Analytics, até o dia X?
Incluindo os seguintes tópicos: Artigos mais lidos, visualizações de página, taxa de rejeição, taxa de conversão e planejamento de artigos futuros?
Você pode encontrar um bom exemplo de um relatório sobre a nossa pasta de relatórios lá na ferramenta X, neste link aqui: [link].

Muito obrigado!

2 – Planeje com antecedência para dar às pessoas tempo para considerar sua mensagem.

Por exemplo, “Desejo concluir isso em dois dias e gostaria muito da sua opinião”, em vez de “Preciso do seu feedback na próxima hora”.

3 – Verifique sempre as configurações de compartilhamento de documentos.

Parece uma coisa pequena, mas se alguém precisar solicitar acesso, pode levar horas ou até um dia inteiro de atraso.

4 – Antes das reuniões, crie uma pauta do que deverá ser discutido

Compartilhe todas as informações relevantes e discuta os principais problemas antes da reunião, para que todos possam ter uma compreensão completa do tópico em questão.

5 – Após as reuniões, documente discussões e resultados

Crie um documento (ou publicação em ferramenta para tal) com uma ata do que foi dito para que as pessoas que não estavam lá possam encontrar essas informações. Você pode até mesmo filmar a reunião para que assistam depois.

6 – Desative as notificações.

Se o seu tipo de trabalho exige foco total, reserve períodos específicos durante o dia para verificar e responder a emails e mensagens.

7 – Use o tempo de espera produtivamente.

Aguardar uma resposta não é um grande problema, pois sempre há algo a mais para trabalhar.

Coisas que você pode fazer como gestor/líder de equipe:

1 – Promover a escrita e a comunicação como habilidades essenciais para dominar

Isso reduzirá o vaivém e ajudará as pessoas a chegar ao cerne das coisas mais rapidamente. Todo mundo precisa ser um grande escritor em um ambiente de trabalho assíncrono.

2 – Avalie as pessoas com base em seus resultados e resultados, e não em sua capacidade de resposta ou no número de horas em que trabalham.

O ideal é medir a produtividade dos funcionários com base no que deveria ser feito / o que foi feito, e não em horas de trabalho. A produtividade lhe permite gerenciar o tempo melhor, fazendo mais em menos tempo.

3 – Abolir o horário de trabalho exigido ou os requisitos para entrar em um escritório.

Isso permitirá que você contrate pessoas de qualquer lugar do mundo e naturalmente moverá sua organização para uma comunicação mais assíncrona, quando cutucar o colega de trabalho na mesa ao lado deixa de ser uma opção.

Isso é interessante pensando até mesmo no RH da empresa, você poderá contratar talentos de outras cidades, que nunca se mudariam para a cidade da sede da empresa apenas para trabalhar para você.

4 – Enfatize a confiança, organização, independência e responsabilidade.

Sem esses valores, a comunicação assíncrona nunca funcionará. Um dos principais valores da empresa deve ser o de que outras pessoas podem confiar que você entregará a tempo e que seus colegas de equipe não precisam se preocupar em manter sua palavra. Isso facilita o trabalho e deixa bem claro desde o começo que a empresa é mais focada em produzir do que em controlar horas ou em bundas na cadeira do escritório da empresa.

5 – Adote um modelo de Pessoa Responsável Direta (DRI) para gestão e tomada de decisão.

Popularizado pela Apple, o Direct Responsible Individual (DRI) significa que existe uma única pessoa responsável por qualquer área ou projeto dentro da empresa, um líder do setor. Essa pessoa não faz tudo sozinha, mas organiza a equipe ou o projeto, toma decisões importantes e geralmente possui a linha do tempo e os resultados. Quanto mais você puder diminuir o número de pessoas envolvidas nas decisões, descentralizar a autoridade e aumentar a responsabilidade individual, mais eficiente será sua equipe. Isso é verdade em qualquer empresa, mas é especialmente crucial para o sucesso em um ambiente assíncrono.

6 – Defina expectativas razoáveis ​​para toda a equipe quanto a tempos de resposta aceitáveis.

Você pode deixar claro que, na maioria dos casos, é esperado que as pessoas respondam dentro de 24 horas (para as tarefas não prioritárias).

7 – Tornar a transparência uma prioridade.

Com transparência, as pessoas não perdem conversas ou decisões cruciais. Eles podem trabalhar de forma mais eficiente e independente quando não precisam pedir a outras pessoas as informações necessárias.

8 – Use ferramentas que promovam transparência, trabalho profundo e comunicação assíncrona.

Por exemplo, pull requests no Github para os desenvolvedores, conversas e threads do Slack. Não use email internamente. Embora o email possa ser usado de forma assíncrona, ele também bloqueia as informações nas caixas de entrada das pessoas, onde ninguém mais as encontra. Quando as pessoas não conseguem encontrar as informações necessárias, a colaboração se torna muito menos eficiente.

9 – Ter canais de comunicação para emergências.

Sua empresa pode ter um canal no slack e até mesmo o números de telefone de pessoas para isso. Nestes canais, o colaborador poderá avisar diretamente sobre alguma emergência que teve, ou até mesmo a empresa se comunicar de forma mais síncrona com seus colaboradores para dar avisos que todos precisem ver de forma mais imediata.

Comunicação assíncrona é uma batalha difícil que desafia o status quo!

Sabemos que estamos desafiando o status quo e que a comunicação calma e assíncrona não é a norma atual. Vai ser necessária uma mudança de paradigma para mudar as coisas.

Espero que, no futuro, as empresas e equipes mais bem-sucedidas serão as que farão essa mudança. São as equipes que não exigem que seus funcionários estejam sempre ativos, priorizam a comunicação assíncrona para criar espaço para um trabalho profundo e permitem que os funcionários se desconectem e recarreguem totalmente.

O que você pensa sobre isso? Mande suas perguntas nos comentários abaixo.